Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens
*english version below*
1. Allgemeines
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten.
2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich ist die LiveEO GmbH, Cuvrystraße 3–4, 10997 Berlin, Amtsgericht Charlottenburg, HRB 200660 B („wir“, „uns“, „LiveEO“). Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter data-protection@live-eo.com.
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist: HYAZINTH Consulting for Tech UG (haftungsbeschränkt), Frederike Kollmar, Lennéstraße 1, 10785 Berlin, info@hdrcontrol.de, +49 30 88 060 914. Sie können sich vertraulich an den Datenschutzbeauftragten wenden. Auskunfts-, Löschungs- und sonstige Anträge können jedoch nur von uns als Verantwortlichem umgesetzt werden.
3. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns über unsere Karriereseite, per E-Mail oder im Laufe des Verfahrens zur Verfügung stellen. Dazu gehören insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Nachweise, Arbeitsproben und Case Studies, Angaben zu Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit und Relocation sowie Notizen und Bewertungen aus den Interviews.
Sprechen wir Sie aktiv an oder werden Sie von Mitarbeitenden empfohlen, verarbeiten wir auch Daten aus Ihrem öffentlichen beruflichen Profil (z. B. LinkedIn) bzw. die Angaben der empfehlenden Person.
Sie sind nicht verpflichtet, besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Religion) anzugeben. Bitte verzichten Sie möglichst auf solche Angaben, sofern sie für die Stelle nicht erforderlich sind.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen); § 26 Abs. 1 BDSG wird ergänzend berücksichtigt.
Soweit Ihre Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, verarbeiten wir diese nur, soweit erforderlich, auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Die Aufnahme in unseren Talent Pool erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).
Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. nach dem AGG) sowie zur anonymisierten statistischen Auswertung unseres Recruitings stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
5. Hintergrund- und Sicherheitsüberprüfungen
Da LiveEO kritische Infrastrukturen überwacht und Dual-Use-Technologie einsetzt, führen wir für ausgewählte Stellen Hintergrundüberprüfungen durch. Dazu gehören:
- eine Prüfung der Staatsangehörigkeit nach unserer internen Risikobewertung;
- die Überprüfung von Identität, Qualifikationen und Referenzen;
- ein Abgleich mit Sanktionslisten;
- für bestimmte Funktionen die Vorlage eines Führungszeugnisses.
Wir nutzen hierfür den Dienstleister Veremark Ltd (Vereinigtes Königreich, Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission). Wir informieren Sie vor Beginn einer solchen Überprüfung gesondert und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.
6. Empfänger
Intern haben nur die Personalabteilung und die am Auswahlverfahren beteiligten Personen Zugriff auf Ihre Daten. Das sind Hiring Manager und Interviewer:innen sowie bei bestimmten Positionen die Geschäftsführung.
Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:
- Personio GmbH & Co. KG (Deutschland) für unser Bewerbermanagementsystem. Ihre Daten werden TLS-verschlüsselt übertragen und ausschließlich in der EU gespeichert.
- Google (Google Workspace) für E-Mail-Kommunikation und Terminplanung.
- LinkedIn für die aktive Ansprache von Kandidat:innen.
7. Übermittlung in Drittländer
Bei der Nutzung von Google und LinkedIn können Daten in die USA übermittelt werden. Dies erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie unter data-protection@live-eo.com.
8. Speicherdauer
Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, übernehmen wir Ihre Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte. Hierüber informieren wir Sie gesondert.
Andernfalls löschen wir Ihre Daten sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch, sofern keine längere Aufbewahrung zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre Daten im Talent Pool für höchstens zwei Jahre.
Nach der Löschung verbleiben ausschließlich anonymisierte Daten ohne Personenbezug für statistische Auswertungen.
9. Bereitstellung Ihrer Daten
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne sie können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Alle Entscheidungen im Bewerbungsverfahren werden von Menschen getroffen.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO);
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
- Löschung (Art. 17 DSGVO);
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an data-protection@live-eo.com.
12. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort oder Arbeitsort wenden.
13. Weitere Informationen
Unsere allgemeine Datenschutzerklärung finden Sie unter https://www.live-eo.com/privacy-policy.
Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process
1. General information
This notice explains, in line with Articles 13 and 14 GDPR, how we process your personal data during the application process.
2. Controller and data protection officer
The controller is LiveEO GmbH, Cuvrystraße 3–4, 10997 Berlin, Local Court Charlottenburg, HRB 200660 B (“we”, “us”, “LiveEO”). For data protection questions, contact data-protection@live-eo.com.
Our external data protection officer is: HYAZINTH Consulting for Tech UG (haftungsbeschränkt), Frederike Kollmar, Lennéstraße 1, 10785 Berlin, info@hdrcontrol.de, +49 30 88 060 914. You can contact the data protection officer confidentially. However, requests for access, erasure and the like can only be carried out by us as the controller.
3. What data we process and where it comes from
We process the data you provide via our careers page, by email or during the process. This includes in particular:
- master and contact data;
- your CV, cover letter, certificates and references;
- work samples and case studies;
- salary expectations, availability and relocation needs;
- interview notes and evaluations.
If we approach you directly or you are referred by an employee, we also process data from your public professional profile (e.g. LinkedIn) or the information provided by the referring person.
You are not required to provide special categories of personal data (e.g. health data, religion). Please leave such information out unless it is relevant to the role.
4. Purposes and legal bases
We process your data to decide whether to enter into an employment relationship with you. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures), with § 26(1) BDSG applied as a supplementary rule.
Where your documents contain special categories of personal data, we process them only as far as necessary, on the basis of Art. 9(2)(b) GDPR in conjunction with § 26(3) BDSG.
We add you to our Talent Pool only with your explicit consent (Art. 6(1)(a) GDPR).
To establish, exercise or defend legal claims (e.g. under the German General Equal Treatment Act, AGG), and for anonymised statistical analysis of our recruiting, we rely on our legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
5. Background and security checks
LiveEO monitors critical infrastructure and works with dual-use technology, so we carry out background checks for selected roles. These include:
- a nationality check under our internal risk assessment;
- verification of identity, qualifications and references;
- sanctions-list screening;
- for certain roles, a certificate of good conduct (Führungszeugnis).
We use the service provider Veremark Ltd (United Kingdom, covered by an EU adequacy decision) for this. We will inform you separately before any such check begins and ask for your consent where required.
6. Recipients
Internally, only HR and the people involved in the selection process have access to your data. These are the hiring manager and interviewers and, for certain positions, management.
We use the following processors under Art. 28 GDPR:
- Personio GmbH & Co. KG (Germany) for our applicant management system. Your data is transferred with TLS encryption and stored in the EU only.
- Google (Google Workspace) for email communication and scheduling.
- LinkedIn for candidate sourcing.
7. Transfers to third countries
Using Google and LinkedIn may involve transfers of data to the USA. These are based on the EU-U.S. Data Privacy Framework or the EU Standard Contractual Clauses (Implementing Decision (EU) 2021/914). You can request a copy of the safeguards from data-protection@live-eo.com.
8. Retention
If you are hired, we transfer your application data to your personnel file. We will inform you about this separately.
Otherwise, we automatically delete your data six months after the application process ends, unless longer retention is needed to defend legal claims.
With your consent, we keep your data in our Talent Pool for a maximum of two years.
After deletion, only anonymised data that cannot be linked to you is kept, for statistical purposes.
9. Providing your data
You are not required by law or contract to provide your data. Without it, however, we cannot consider your application.
10. Automated decision-making
We do not use automated decision-making, including profiling, within the meaning of Art. 22 GDPR. All decisions in the application process are made by people.
11. Your rights
You have the right to:
- access (Art. 15 GDPR);
- rectification (Art. 16 GDPR);
- erasure (Art. 17 GDPR);
- restriction of processing (Art. 18 GDPR);
- data portability (Art. 20 GDPR).
You can withdraw any consent at any time with effect for the future. This does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
Right to object: where we process your data on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR, you can object at any time on grounds relating to your particular situation (Art. 21 GDPR). We will then stop processing your data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds, or the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.
To exercise your rights, simply email data-protection@live-eo.com.
12. Right to lodge a complaint
You can lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The authority responsible for us is the Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de. You can also contact the authority where you live or work.
13. Further information
Our general privacy policy is available at https://www.live-eo.com/privacy-policy.